Puntos clave
- Organizar la documentación por centro de trabajo y por materia revisada.
- Verificar orden, identificación y alcance sin obstaculizar la inspección.
- Conservar el acta y atender observaciones con soporte, responsables y plazos verificados.
Preparar un expediente por centro de trabajo
La preparación empieza antes de recibir una visita. Recursos humanos, nómina, seguridad y salud y el área jurídica necesitan identificar qué entidad emplea al personal, dónde presta servicios y quién conserva cada documento. Un expediente corporativo general puede dejar fuera condiciones particulares de una planta, almacén u oficina.
Conviene organizar contratos, comprobantes de pago, registros de jornada, capacitación y documentación de seguridad y salud según la materia y las obligaciones aplicables. Cada archivo debe permitir reconocer periodo, centro, responsable y versión. La revisión interna también debe detectar diferencias entre lo documentado y las prácticas efectivamente utilizadas.
Verificar la orden y el alcance
La Ley Federal del Trabajo obliga a permitir la inspección y proporcionar la información indispensable, y permite exigir la identificación del inspector y conocer sus instrucciones. El reglamento exige orden escrita y credencial vigente; distingue las inspecciones ordinarias, con citatorio previo, de las extraordinarias, que pueden realizarse sin él. [1] [2]
Al iniciar la diligencia resulta útil registrar autoridad, objeto, centro inspeccionado y documentos solicitados. Verificar estos datos debe acompañar una atención ordenada, sin impedir el acceso ni retrasar la colaboración exigible. La persona designada necesita conocer la operación y tener comunicación con quienes pueden localizar evidencia durante la visita.
Revisar el acta y conservar la evidencia
Un índice de documentos entregados ayuda a explicar qué información estuvo disponible y cuál quedó pendiente. Deben conservarse copias completas, anexos y constancias de recepción. Cuando una respuesta requiere confirmar datos, es preferible identificar esa necesidad y obtener el soporte antes que completar la información con estimaciones.
El acta circunstanciada documenta la diligencia. El reglamento contempla observaciones y ofrecimiento de pruebas, incluso por escrito dentro de los cinco días siguientes a su levantamiento. Su cómputo requiere revisar las reglas y notificaciones aplicables; no debe confundirse con un plazo general para corregir cualquier incumplimiento. [2]
Asignar seguimiento a cada observación
Después de la visita conviene separar aclaraciones documentales, medidas de cumplimiento y posibles actuaciones de defensa. Cada pendiente necesita una persona responsable, evidencia esperada y fecha de seguimiento. Una medida ejecutada debe quedar acreditada, sin alterar documentos históricos ni generar constancias que aparenten actuaciones no realizadas.
El calendario también exige atención: el acuerdo de la STPS para 2026 establece periodos inhábiles y reglas específicas, incluida una excepción relativa a renovaciones REPSE. Por ello, los vencimientos deben verificarse para el procedimiento concreto. El objetivo de la preparación es responder con información comprobable y mantener las condiciones de cumplimiento. [3]
Fuentes consultadas
- Ley Federal del Trabajo Artículo 132, fracción XXIV; artículo 541.
- Reglamento General de Inspección del Trabajo y Aplicación de Sanciones Artículos 29, 30 y 33 a 36.
- Acuerdo de la STPS sobre periodos inhábiles de 2026 Disposiciones primera a tercera; excepción de la disposición segunda para renovación de registros de servicios u obras especializadas.
Información general. Su aplicación a un asunto concreto requiere revisar sus antecedentes y las disposiciones vigentes.
